Лектор: Сазонов Сергей
Город: Алматы
Стоимость: 79 000 тг



Подать заявку
22-23 Августа 2017

Вопросы электронного документооборота в современной организации: систематизация, управление, хранение и архивирование. (В корпоративном формате)

Цель:

Курс предназначен для подготовки слушателей к работе по систематизации, управлению и хранению документации, оформлению, управлению  и хранению документов в электронном виде в соответствие со Стандартами и Правилами Республики Казахстан, законодательными актами Республики Казахстан по документообороту, работе с входящими, исходящими и внутренними документами, контролю исполнения документов, по составлению, управлению  и хранению нормативных документов, по подготовке документов к передаче в архив организации, по организации электронного  архива организации. Представлены последние изменения в законодательной базе Республики Казахстан по кадровому и документационному обеспечению в организациях.

Аудитория:

руководители и специалисты кадровых и документационных служб; руководители и специалисты, ответственные за документооборот в подразделениях организации, юрисконсульты, офис менеджеры и другие специалисты, на которых возложено документационное обеспечение и документооборот в организации.

Продолжительность:

16 академических часов

Программа:

  1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения   организации на основе законодательства Республики Казахстан, в том числе «электронного Правительства» и электронного документооборота.
 
  1. Организационное обеспечение документационного оборота организации и особенности электронного документооборота
 
  1. Особенности Положения о службе документационного обеспечения в организации при использовании применительно к электронному документообороту и электронному архиву: состав разделов, содержание каждого раздела, особенности положения, нормативная основа и порядок составления положения.
  2. Особенности должностных инструкций работников службы документационного обеспечения, других структур,  значение инструкций и их нормативная база, порядок составления, состав и содержание разделов применительно к электронному документообороту.
 
  1. Организация работы электронного документооборота
 
  1. Обеспечение целостности и идентичности документооборота в организациях, порядок подготовки, рассмотрения, исполнения групп входящих, исходящих, внутренних документов, технология предварительного рассмотрения документов и т.д. Стандарты ISO о целостности и аутентичности документов.
  2. Регистрация, учет и построение справочного аппарата по документам организации. Необходимость регистрации, принципы и формы регистрации, регистрационные реквизиты, создание картотек, поиск документа или информации о нем в электронном виде.
  3. Электронный контроль исполнения документов, система контроля, сроки исполнения, стадии контроля, объекты контроля и др.
 
 
 
  1. Организация и порядок работы кадровой службы по электронному контролю за документооборотом
 
  1. Организация работы по созданию, использованию и хранению  персональных данных работников.
  2. Проверка правильности оформления трудовых отношений с работниками.
  3. Трудовой договор: оформление, содержание, устранение ошибок в содержании, прекращение.
  4. Приказы по личному составу: основания отнесения приказов организации к приказам по личному составу и кадрам, формы приказов (унифицированные и текстовые), бланки приказов, правила регистрации и индексации приказов.
  5. Табель учета рабочего времени: форма, правила оформления, сроки хранения.
  6. Личная карточка работника: виды карточек, внесение информации, ведение карточек, закрытие карточек, сроки хранения карточек.
  7. Трудовые книжки работников: проверка наличия трудовых книжек, восстановление отсутствующих книжек, исправление ошибочных записей, порядок  хранения.
  8. Личные дела работников: рекомендации по ведению, состав личного дела, оформление личного дела уволенного работника.
  9. Информационно-справочные документы кадровой службы: заявления работников, протоколы, акты, служебные записки и др. Порядок оформления и регистрации.
  10. Регистрационные формы в кадровой службе при ведении электронного учета и отчетности.
 
  1. Организационные основы сохранности  документов в электронном виде
 
  1. Положение об архивной службе, должностные инструкции работников архивной службы
  2. Положение об архиве. Положение об Экспертной комиссии.
  3. Составление номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения. Формирование и оформление дел.
  4. Обеспечение сохранности документов  в структурных подразделениях и в архиве организации. Прием и обработка документов. Особенности оформления дел постоянного и долговременного сроков хранения. Составление и оформление внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела.
  5. Как хранить электронные документы. Центр хранения документов. Что не нужно хранить в электронном архиве. Хранение on-line. Особенности хранения электронных документов.
  6. Подготовка дел к сдаче в архив организации, формирование и оформление дел. Экспертиза ценности документов и дел, обеспечение сохранности дел, правила хранения дел и передачи дел в архив организации
  7. Передача на архивное хранение. Порядок уничтожения документов.
 
  1. Организация работы с конкретными видами документов
 
  1. Моделирование типовых маршрутов прохождения и порядка обработки основных организационно-распорядительных документов организации.
  2. Составление и оформление основных видов документов. Организационные, распорядительные документы, информационно-справочные документы. Электронная почта и передача информации.
  3. Рекомендации Национальных архивов США (NARA) по сохранению электронных документов на носителях однократной записи.
  4. Формы и учет использования документов.
  5. Информационное обеспечение деятельности организации.
  6. Стандарты о целостности и аутентичности
 
  1. Индивидуальные задания. Тестирование по электронному делопроизводству. Подведение итогов семинара-тренинга, вручение сертификатов.